Só tem uma maneira de vencer os atuais desafios no mundo dos negócios: com muita organização. Este é o conselho do diretor da Merlo Educação Executiva e Assessoria de Gestão Empresarial, Roberto Aurélio Merlo, aos empresários que enfrentam inflação, juros altos e instabilidade econômica no Brasil. Segundo ele, o fluxo bem definido dos processos determina o sucesso ou não das empresas em períodos de crises.

“Com maior organização e foco, o empresário pode reverter instabilidade em ganho, estabelecendo de maneira consistente sua atividade e gerando mais resultados”, sublinha o administrador ao listar o primeiro passo a ser seguido: a definição do organograma da empresa.

Ele é um gráfico que permite visualizar a estrutura completa e como uma companhia se organiza: seu principal objetivo é a apresentação da hierarquia e como os seus departamentos se relacionam. Merlo destaca que três grandes áreas definem o organograma geral de uma empresa:

Área Comercial: voltada para fora [mercado, produto, cliente, preços].

Área de Operações: voltada para dentro [processos internos, produção logística e outros].

Centro de Serviços Compartilhados: áreas de apoio [Controladoria, Contabilidade, Custos, Orçamento, Recursos Humanos e outros].

“Grandes organizações não fluem sem esse gráfico, pois têm muitos departamentos e precisam de agilidade tanto na execução das tarefas, quanto na tomada de decisões. O organograma simplifica o andamento das rotinas internas da empresa, antecipa possíveis problemas, aponta soluções e auxilia no planejamento estratégico”, detalha.

Fluxograma

O segundo passo apontado por Merlo para organizar melhor a empresa é a definição do fluxograma, ferramenta que auxilia na gestão de processos, de pessoas e financeira. É um desenho que faz um mapeamento do início ao fim de determinada atividade, funções e setores, permitindo a visualização de processos relevantes da empresa.

“É um trabalho relativamente simples que faz muita diferença para as organizações. Estabelecer o fluxograma dos processos e a definição dos papeis e responsabilidades são passos fundamentais para traçar os objetivos e manter o foco das empresas”, ressalta Merlo.

Para o empresário e Diretor Presidente da Imobiliária Habiteto e da Heats Brazil, de São Miguel do Oeste, Vilmar Lima de Souza, as ferramentas de organograma e fluxograma são essenciais para quem busca melhores resultados. 

“Tudo melhora: nos dá uma segurança muito grande na hora de apresentar a empresa, com processos bem definidos, objetivos bem traçados e todos os colaboradores alinhados. Nós temos um desempenho fantástico decorrente dessa melhor organização”, cita Souza ao listar os resultados.

“Quando você tem todos os processos muito claros, você tem muitos ganhos: além de maior controle, produtividade e qualidade, evitamos ‘trocar os pés pelas mãos’, permitindo que o funcionário saiba até onde pode ir e onde começa a responsabilidade do outro. Conseguimos também identificar falhas no exato momento em que as tarefas são executadas, eliminando-as. Podemos ainda organizar melhor os documentos, criando nomenclaturas e facilitando o arquivamento físico e digital. São ótimas ferramentas de gestão que requerem tempo, esforço e dedicação dos empresários, trazendo muitos benefícios”.

BENEFÍCIOS ORGANOGRAMA E FLUXOGRAMA

• Melhor controle de todos os negócios
• Maior produtividade
• Melhor qualidade
• Uniformidade das ações
• Não perde prazos
• Adaptabilidade dos funcionários
• Organização e padronização dos processos
• Separação dos setores
• Atribuições de cada pessoa
• Identificação de falhas
• Atuação de cada setor no movimento exato das tarefas
• Arquivamento correto de documentos para fácil localização

Pontos de atenção

• Devem ser atualizados anualmente
• Requer cuidado para não engessar a empresa

Se você ainda não tem definidos os dois processos na sua empresa, entre em contato com a nossa assessoria e saiba como melhorar seus resultados.